Opis i pregled etiketa poslovnog pisma za čitanje besplatno online.
Etiketa poslovnog pisma
Danas je tradicionalni sistem poslovne korespondencije pretrpeo radikalne promene. Zahvaljujući modernim sredstvima komunikacije i tempu života, pisma stižu do adresata skoro brzinom munje. Štaviše, oni često postaju sastavni dio poslovnih procesa. Međutim, nedostatak vremena za čitanje dugačkih i zbunjenih poruka o intenzivno radnoj produkciji i, štaviše, u sferi međunarodnih odnosa, često isključuje mogućnost potpunog uvažavanja prijedloga njihovih autora.
U tom smislu, svaki menadžer i njegov protokol ili PR-služba imaju hitnu potrebu da unaprede kulturu pisanja u biznisu: morate biti u stanju da izaberete vrstu pisma ili odgovora koji je prikladan za određenu situaciju, primenite odgovarajuće jezičke formule, možete urediti sopstvene tekstove, delovati kao dizajner i korektor tako da poslato slovo ima željeni efekat. Zaista, koliko je tekst poruke tačan, pismen i „politički korektan“, pored toga, na kojem papiru piše, u kojem omotu i na koji način je poslan, uspeh rešavanja konkretnih pitanja će u velikoj meri zavisiti od rada preduzeća, institucija i obrazovnih institucija. ali i odnos između zemalja.
Stoga smo postavili cilj - objaviti knjigu u stilu modernog "Pisca", koja bi svakodnevno i satno pomagala svima koji su uključeni u orbitu međunarodnih odnosa kompetentno i efikasno komponovali poslovna pisma i slali svoje poruke u Rusiji iu inostranstvu.
Nadamo se da će naše naredno izdanje serije „Diplomat Library“ biti u stanju da donese praktičnu korist čitateljima.
Generalni direktor Državnog jediničnog preduzeća "Inpredservice"
Epistolarni žanr postoji od davnina. Vremenom se mijenjao samo materijal na kojem su pisali znakove, slike i slova. Na primer, u Rusiji su se često koristile kore breze, kao i daske na kojima su pravili beleške-zareze. Zvali su ih "nosom", od kojeg je izraz "zakopao u nos". Inače, ploča sa urezima mogla bi se spustiti u vodu, kao neka vrsta pošte.
Pisali su na brezovoj kori i daskama tako što su stiskali i rezali slova drvenim, koštanim i željeznim štapovima, koji su se zvali "pisanje". Nije isključeno da je takva "tehnologija" izumljena kako bi pomogla nepismenim trgovcima, koji su trebali nekako popraviti svoje finansijske transakcije, uzrokujući povrede. Dešifrovali su brojanjem broja zareza - „štapića“. Takvi uređaji bili su široko rasprostranjeni ne samo u Rusiji, već iu srednjovjekovnoj Evropi, gdje je bio pun nepismenih ljudi.
Najstarija skripta se smatra istočnom. U drevnom Egiptu, najprije su pisali na svim glatkim površinama, na zidovima, na ravnim kamenovima pa čak i na posuđu. U Sumeru i Vavilonu široko su se koristile glinene tablete. Tada se na istoku pojavio papirus i pergament, a nakon njih, počevši od 15. veka, papir. Stoga su pismo i materijali za njega veoma blisko povezani sa geografskom, klimatskom i biološkom zonom ljudskog stanovanja.
Iz drevne književnosti dobro je poznato da je iu tim vremenima postojala etiketa pisanja pisama. Tako je, na primjer, odlučeno da se pismo ne započne s imenom primatelja, već s imenom pošiljatelja, nakon čega slijedi pozdrav uz ugodne želje i tek onda tekst same poruke.
Uobičajena forma pisma u naše vreme, kao i zapečaćene koverte, počela je da se koristi tek u dvadesetim godinama XIX veka u Engleskoj, a sredinom istog veka počele su da se koriste poštanske marke.
Nije bitno šta, ali su u svakom trenutku ljudi pokušavali da izraze svoje misli i reše hitne životne probleme putem pisama, uz pomoć kojih su razmenjene informacije i napravljeni različiti predlozi. Što se tiče lingvističkih formula, stila i varijeteta korespondencije, načina pisanja pisama i rada s njima - sve to je stvoreno i usavršavano kroz stoljeća.
Ne bez radoznalosti. Na primjer, za vrijeme vladavine Ivana Groznog nije bilo nikoga tko bi se usudio govoriti protiv kralja. Jedini izuzetak bio je mitropolit moskovski Filip. Često je pisao caru u kojem je oštro osuđivao opričnike i uvrede koje su počinili opričnici. Ove poruke prije nego što je kralj demantovao da ih je nazvao "filkinskim pismima", pokazujući njegov zanemariv stav prema njihovom sadržaju i lično prema mitropolitu.
Da bi se ruski birokratski narod podučio ispravnom pisanju, početkom 18. veka počeli su da se objavljuju “službenici” - zbirke dokumenata. Preteče „činovnika“ bile su „formularne“, poznate na Zapadu u VII veku i pojavile se u Rusiji najkasnije u XV veku. Oni su sadržavali uzorke konstrukcije dokumenata po određenom obrascu, uzorkovane skupove fraza i izraza koji su bili sastavni dio formalne etikete i odražavali službene odnose. Druga vrsta ranih pisaca - "titulniki", koja sadrži informacije o tome kako snimiti punu kraljevsku titulu. Boja papira, koja bi mogla biti plava, narandžasta, žuta i druga, autori službenice savjetovali su da pažljivo biraju, kako se ne bi prekorili zbog nedostatka ukusa.
Uslovi za rukopis bili su dovoljno visoki. Danas nismo jedini koji pokušavaju da predaju moderne ruske birokrate, koji su navikli na sms i e-mailove, da pišu pismena pisma. U tom smislu postoji mnoštvo literature i praktičnih priručnika. Nažalost, u većini njih ne postoje uzorci optimalnog pisanja i upotreba standardnih formula, koje omogućavaju da se suština pisma prenese na najprecizniji način, odabere odgovarajući ton, uljudno ga pozdravi i ispravno se oprosti.
Vjeruje se da su najbolji majstori epistolarnog žanra diplomate, čija riječ i, štaviše, "napisana u olovci", uvijek treba zvučati precizno i jasno. Stoga bih bio posebno sretan ako bi ova knjiga bila korisna.
Klasifikacija poslovnih pisama
Poslovna pisma su službeni dokumenti koji služe za rješavanje niza problema koji se javljaju u procesu poslovne komunikacije, kao i brojna operativna pitanja. Pored toga, u obliku poslovnih pisama, čestitke i zahvale mogu se poslati ili predati u ime uprave preduzeća, institucija, organizacija, uključujući diplomatske i konzularne misije. U ovom slučaju, pisma i pisma zahvale od šefova javnih vlasti se izjednačavaju sa nagradama.
Mnoge referentne knjige dijele poslovna pisma prema njihovim funkcionalnim karakteristikama u dvije grupe:
✓ slova koja zahtijevaju odgovor (pismo za podnošenje zahtjeva, pismo zahtjeva, pismo žalbe, pismo prijedloga, itd.),
✓ pisma koja ne zahtijevaju pismo odgovora (pismo upozorenja, pismo podsjetnika, pozivno pismo, itd.).
Međutim, opšteprihvaćena protokolarna pravila, koja su obavezna ne samo za diplomate i službenike, već i za sve zaposlene, zahtijevaju obavezan odgovor na sva primljena pisma (osim cirkularnih i propratnih pisama, kao i usmenih nota).Dakle, ne samo da su informisani o njihovom prijemu, već i izražavaju zahvalnost što su pozvali i potvrdili učešće ili ne učestvovanje u događaju, kao i prihvatanje ili neslaganje sa podsjetnikom ili sa neopravdanim upozorenjem.
Po strukturnim karakteristikama Poslovna pisma se dijele na:
✓ standard, sastavljen u skladu sa specifičnom regulativom u skladu sa temom i napisan u obliku standardnih sintaktičkih struktura,
✓ zaštićeno autorskim pravom, napisano na način koji je sam autor i uzimajući u obzir karakter njegovog adresata.
Po temi poslovna pisma se dijele na:
✓ poslovanje, ostvarivanje ekonomskih, pravnih i finansijskih odnosa sa partnerima,
✓ komercijalne, koje se bave pitanjima logistike i prodaje, garancijskim obavezama, itd.
Prema načinu polaska Poslovna pisma se dijele na:
✓ koverte poslane kurirom ili poštom
✓ faksimil, poslan faksom,
✓ elektronski, poslan e-poštom.
U ovom slučaju, dopušteno je istovremeno slati poruke na više adresa. Međutim, prema općeprihvaćenim etiketnim standardima, pisma namijenjena za simultano slanje na više adresa mogu biti samo kružna, prateća ili u obliku poruka namijenjenih širokom krugu ljudi, kao iu obliku priopćenja za medije.
Šta je etiketa
Prije nego što počnete govoriti o poslovnom pismu, morate se prvo sjetiti što je etiketa. To je uspostavljen poredak ponašanja u društvu, skup manira i pravila tzv. Dobrog tona, koje svaki inteligentni, obrazovani čovjek mora slijediti kako ne bi bio poznat kao nekulturan. Ova istorijska pravila su sastavni dio društva.
Kultura pisanja: opšte karakteristike
Kultura pisanja se, naravno, ne odnosi samo na poslovno pisanje. Postoje mnoge vrste i načini pisane komunikacije. Sve su različite, svaka ima svoje karakteristike, ali postoje neke zajedničke karakteristike. Među njima su:
- oslanjanje na normalizirani knjižni jezik uz pretpostavku neknjižnog vokabulara,
- korištenje složene sintakse
- fiksni redoslijed riječi u rečenici,
- jasna struktura teksta
- visoka pismenost.
Etiketa poslovnih pisama
Kada se od nas može tražiti da napišemo poslovno pismo? Naravno, ako radimo bilo kakav posao sa organizacijama i / ili pojedincima. Ono što pišemo našim partnerima, kolegama, klijentima, način na koji pripremamo naše pismo, postaće lice naše kompanije i predstaviti nas ili u povoljnom svjetlu, ili u ne tako dobrom. Osim ako, naravno, nismo kompetentni u etiketi pisanja poslovnih pisama. Da ne biste izgubili lice, morate naučiti sljedeće trikove. Inače, korisno je imati i takvo znanje, jer i najmanja greška, mala neusklađenost sa pravilima može poslovno pismo pretvoriti u nekompetentnu sa pravnog stanovišta.
Specifičnost poslovnih odnosa
Pre nego što direktno govorimo o etiketi poslovnih pisama, potrebno je razumjeti kako se poslovni odnosi razlikuju, što ih karakteriše, koje su njihove karakteristike. Glavna karakteristika radnih odnosa je odsustvo (bilo potpuno ili gotovo potpuno) u tim odnosima lične nijanse. Po pravilu, na poslu je svako od nas izuzetno sakupljen, smiren, ljubazan - jedva da će neko plesati tamburašem, na primer, ili izvoditi druge akcije sasvim logično u društvu prijatelja, već prilično smešno za radno okruženje. To se, inače, odnosi ne samo na postupke, već i na emocije - možete sebi dopustiti da se nasmejete ili osmehujete, ili čak i neznatno ispoljavanje besa, ali homerični smeh, histerija, suze i slično izgleda sasvim neprikladno, sve se to odnosi samo na emocije na poslu. Na poslu obično nosimo maske, pokazujući vještinu, dosljednost i pribranost.
Poslovna komunikacija se ne može završiti kada se želi. Poslovni partner ili klijent neće razumjeti ako se usred važnog sastanka iznenada pojavimo i napustimo publiku. Ne možete ignorisati sagovornika, ne možete odgovoriti na pozive ili pisma. Sve ove karakteristike zajedno pomažu da bolje razumemo što govorni etiket poslovnog pisanja treba da bude.
Opći zahtjevi
Prvo na što obraćamo pažnju kada primimo pismo je papir. Prema zahtjevima etikete poslovnog pisma, papir mora uvijek biti kristalno jasan i ni na koji način ne smrskan. Adresati poruke će imati najbolji utisak o organizaciji ako se ispostavi da je pismo napisano na memorandumu kompanije. Prva stranica nije numerisana, na svim ostalim arapskim brojevima se stavlja.
U etiketi poslovne korespondencije postoji još jedna veoma važna stvar. Poslovno pisanje podrazumijeva visoku pismenost i odsustvo pravopisnih grešaka. Stoga, ako postoje praznine u poznavanju ruske gramatike, preporučuje se da ne žurite da šaljete korespondenciju, već je ponovo provjerite za moguće nedostatke.
Takođe, opšta preporuka za papir i e-mail je želja da se u pisanom govoru ne koriste složene strukture - to je prikladno samo u pravnim dokumentima. Ne koristite skraćenice - samo opšte prihvaćene. No, u normi poslovnog etiketa uključuje razne marke i argot - profesionalni žargon. Čitav dokument se čuva u službenom poslovnom stilu.
Još jedna važna stvar koja se čita iz pisma: treba da bude što ljubaznija i prijateljska. Nijedno od čega se ne govori o taktičnosti, grubosti. Osim toga, poslovno pismo predlaže specifičnosti, jasnu izjavu njihovih misli.
Ako primalac ne govori ruski, tekst poruke treba da bude napisan na njegovom jeziku ili na međunarodnom engleskom jeziku. Inače, takav dokument treba napisati samo na jednoj strani lista, a drugi treba da bude čist.
Izrada dokumenata, morate osigurati da nema transfera. Sam tekst mora biti otkucan u jednom i po ili dva intervala, sa marginom od dva centimetra ulevo.
Poslovno pismo ima svoju jasnu, posebnu strukturu. Istovremeno, ne postoji jedinstveni standard za papirne dokumente: različite kompanije mogu imati svoje varijacije. Pridržavaju se samo određene kompozicije dijelova pisma: nužno moraju imati “kapu”, pozdrav, glavni dio i oproštaj. Ne zaboravite na svoj potpis na kraju pisma.
Inače, takozvano uokvirivanje poruke - početne i završne fraze - nazivaju se okvirom etikete. Pomaže uspostaviti pravi odnos sa adresatom. Pored toga, pravila etikete poslovnih pisama i primjeri njihovog pisanja demonstriraju korištenje raznovrsnih govornih klišeja u porukama (o čemu će kasnije biti riječi).
Važna nijansa dizajna poslovnog pisma ostaje ispravno korištena žalba. Pre revolucije u našoj zemlji, apel je bio "sir" ili "gospođa": smatralo se univerzalnim, takozvanim bilo kim. Sada ne postoji takva univerzalna privlačnost, iako se često u poslovnim pismima nađe reč "lord" ili "madam" - izgubivši svoju raniju popularnost, postepeno se vraća u svakodnevnu upotrebu. Ovo se može uputiti poslovnom partneru, zvaničniku, ali ne klijentu ili kolegi.
Najčešći i univerzalni trenutno se smatra žalba "Dragi" ili "Poštovani gospodine", ali u stvari to nije. Na sličan način, na primer, ne može se obratiti takozvanim VIP osobama - posebno važnim osobama, koje se smatraju guvernerima, gradonačelnicima, predsednicima. U tom slučaju, potrebno je da započnete pismo sa žalbom "Draga" (druga opcija - "Draga").
Ako je poruka upućena na nekoliko ljudi odjednom, a svi su predstavnici iste profesije, bilo bi prikladno da se takav tretman koristi kao “Dragi kolege” (u slučaju da su svi primaoci žene, dozvoljeno je da pišu “Drage dame”, ako su muškarci - onda “Dragi dame”. gospodo “) Ako je pismo poslano na adresu jednog lica, strogo je zabranjeno da se ne koristi ime ili prezime. Ovo je dozvoljeno samo u gore navedenom slučaju (kada je primalac grupa pojedinaca) ili u interakciji sa pravnim licem.
Što se tiče završetka poruke, mora se zapamtiti: ona nije ništa manje značajna od početka. Na kraju pisma izražava se nada za dalju saradnju, povjerenje u sigurno i / ili uskoro rješenje pitanja i slično. Ovde takođe ne treba ukazivati na poteškoće koje su se desile ranije - na primer, odlaganje odgovora ili nepostojanje jednog. Ove fraze se smatraju negativnim znakovima etikete poslovnih pisama i smatraju se nevoljnošću da se nastavi odnos, kao i nepoštovanje prema sagovorniku. Važno je shvatiti da je to neprihvatljivo.
E-pošta: Poslovna etika
Druga moguća verzija korespondencije - e-mailom. I ovde ima nekoliko njegovih osobina. Tako, na primer, ako primalac primi poruku po prvi put, onda je potrebno početi sa predstavljanjem sopstvenog preduzeća, opisujući njegove aktivnosti, sa mogućim zadacima koje treba izvršiti. Tokom duge korespondencije potrebno je sačuvati istoriju prošlih pisama, na osnovu kojih se gradi svaka naredna poruka.
Prvo pismo mora svakako uključivati pozdrav i adresu. U narednom, ako je potrebno, brz odgovor, možete izostaviti žalbu (ako je potrebno). U on-line komunikaciji, mnogi ne smatraju da je potrebno staviti znakove interpunkcije, kao i pisati bez velikih slova. U poslovnom bontonu e-pošte, to je neprihvatljivo.
Veličina e-pošte ne bi trebala biti prevelika - u pravilu je polovina veličine papira. U istom slučaju, ako je potrebna velika količina informacija da bi se obavijestio primalac, u tekstu pisma treba navesti samo kratku prateću napomenu, a sam materijal treba priložiti kao prilog sa riječju ili bilo kojim drugim dokumentom - to je ono što etiketa poslovnog pisma zahtijeva putem e-pošte. Primer takve poruke može biti: “Dobar dan, dragi g. Ivanov! Šaljemo Vam uzorke naših reklamnih knjižica. Možete ih pročitati u prilogu ... ".
Što se tiče potpisa, onda mora biti. Možete se pretplatiti na kraju svakog slova, a možete napraviti i automatski potpis, koji će biti postavljen automatski. Ovu opciju često koriste predstavnici velikih kompanija. Potpis mora da sadrži vaše ime, prezime, položaj, kontakt informacije, radno mesto. Morate ga urediti tako da stane sedamdeset znakova i ne zauzima više od pet ili šest redova.
Moram da kažem nekoliko reči o odgovoru na poruku. Poslovna etiketa elektronske pošte podrazumeva odgovor na poruku u roku od dva dana - ne više. Ako vam treba više vremena, obavestite sagovornika. Odgovor na sve poruke podržava reputaciju kompanije ili preduzetnika. Da biste tačno znali da li je pismo stiglo do primaoca, možete koristiti funkciju obaveštenja o prijemu - potvrda o isporuci će doći automatski. Osim toga, nije zabranjeno obavljati probni poziv.
Govorne formule, ili klišeji
Kliševi, govorne formule, govorni pečati - šta god rekli, ali ipak će biti sastavni dio poslovne korespondencije. Iz školskog kursa pamtimo da se klišei nazivaju stabilnim izrazima. Nema ih mnogo:
- Žaljenje se može izraziti korištenjem sljedećih fraza: "Nažalost, nemamo priliku da se složimo ...", "Žao nam je da obavijestimo ...", "Nažalost, prisiljeni smo izvještavati ..." i tako dalje.
- Zahvalnost su označeni takvim klišeima kao: "Dopustite mi da izrazim svoju zahvalnost ...", "Hvala vam ...", "S obzirom na vaš doprinos ...".
- Možete poslati pozivnicu na događaj koristeći marke: „Imamo čast da vas pozovemo ...“, „Nadamo se vašem dogovoru ...“, „Drago nam je što vas možemo pozvati ...“, „Rado ćemo vas vidjeti ...“ i slično.
- Pismo možete popuniti frazama: "Čekamo nove ideje od vas ...", "Želimo vam uspjeh ...", "Nadamo se daljnjoj plodnoj saradnji ...".
Zlatna pravila poslovne korespondencije
Sve karakteristike i preporuke koje se odnose na vođenje poslovne korespondencije mogu se postaviti u nekoliko pravila. Kratak etiket poslovnog pisma je sljedeći:
- Upotreba pozdrava i ličnih žalbi, osim kada to nije potrebno.
- Svako pismo zahtijeva odgovor. Sa elektronskom interakcijom, vreme odgovora ne bi trebalo da traje duže od četrdeset osam sati. Međutim, odgovor treba napisati samo pažljivim razmatranjem.
- Ako je moguće, morate obavijestiti primatelja o primitku pisma od njega. Također možete odrediti vrijeme odgovora na poruku.
- Potpis na kraju papirnog pisma, otkucanog na kompjuteru i odštampan, mora se staviti rukom. Štampani potpis ili, još gore, pečat na njegovom mestu znak je nepoštovanja i lošeg ukusa.
Česte greške u poslovnoj korespondenciji
Postoji nekoliko naizgled sitnica koje ipak mogu postati fatalne u slučaju poslovne komunikacije. Često te male stvari dovode do prekida uzajamno korisnih odnosa, prekida transakcija i drugih takvih neugodnih stvari. Potrebno je osobno poznavati neprijatelja!
- Ne možete pisati (i zvati)! Koliko često, ne želeći da budemo strpljivi do jutra, uznemiravamo naše partnere, klijente, kolege u devet, deset ili čak jedanaest uveče. Čini nam se da će tokom noći sve nestati, propasti, propasti i da će biti nemoguće spasiti situaciju. A oni retki primerci koji su u stanju da izdrže do jutra, iz nekog razloga, smatraju da je šest ujutro vreme za komunikaciju. Uostalom, ako ne spavam, onda niko ne spava. Avaj, ovo ponašanje je samo dosadno i okreće se protiv nas.
- Ovo je već indirektno pomenuto, ali ipak - ne može biti poznavanja! Komunikacija na poslu se javlja isključivo na „Vi“ (velikim slovom, to znači - uljudnost i poštovanje).
- Prekomjerna razmjena ljubaznosti može također povrijediti. Prvo, potrebno je dragoceno vreme, a drugo, izgleda pomalo dosadno i dosadno. Nema potrebe da budete revnosni.
Knjige o etiketi, ili šta čitati
Danas ima toliko literature da ponekad oči bježe. Postoji i dovoljno knjiga za kulturu govora, uključujući i pisanje.
Oni koji žele da budu obučeni u ovoj oblasti mogu biti savetovani o sledećim radovima: “Etiketa poslovnog pisma” Olega Davtyana, “Kultura pisanog jezika” Tatjane Degtereve, “Etiketa ruskog pisma” Natalije Formanovske i Alle Akišine, “Biznis etiketa” Elen Ber, “Ruski govor” Formanovskaya i mnogi drugi.
Zanimljivosti
- Zahtjevi etiketa poslovnog pisma uključuju upotrebu uskličnika na kraju žalbe kako bi se naglasio problem ili osoba.
- Poziv primaocu pokazuje bliži i uspostavljeniji odnos, a prezime naglašava udaljenost.
- Etiketa poslovnih pisama u Rusiji karakterizira izjednačavanje polova, jer je većina profesija često samo muški.
Pridržavanje pravila poslovne korespondencije nije tako teško, jer ne toliko. Zapamtite ih - mala nauka. Ali u očima onih oko vas, osoba koja posjeduje etiketu poslovnih pisama uvijek će biti obrazovana i kulturna, s kojom je ugodno baviti se.
Pošaljite svoj dobar posao u bazu znanja je jednostavan. Koristite donji obrazac.
Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svojim studijama i radu biće vam veoma zahvalni.
Posted on http://allbest.ru
Tokom protekle decenije, e-mail je postao, možda, jedan od najpopularnijih sredstava poslovne komunikacije. Danas je prilično teško naći osobu koja ne koristi e-poštu u svojoj praksi interpersonalne i interkulturalne komunikacije. I nisam izuzetak. Ovo je već 15. godina svakog mog radnog dana, počevši od provjere e-pošte. Skenirajući na prvi pogled adrese i teme dolaznih poruka, odlučujem koja slova čitati, a koja izbrisati bez otvaranja. Čitajući brojne e-mailove, došao sam do zaključka da, nažalost, vrlo malo ljudi ima ideju o pravilima e-mail etikete. Ali oni moraju biti poštovani, inače rizikujemo da nenamerno izazovemo neugodnost, sramotu ili čak nenamerno vrijeđamo onoga koga pišemo. Ne zaboravite da je naša pošta pokazatelj naše profesionalnosti.
Šta treba obratiti pažnju na svakog korisnika? Ovaj članak formuliše 19 pravila na osnovu mog dugogodišnjeg iskustva u korespondenciji sa stranim i ruskim kolegama, kao i iskustva drugih korisnika elektronske pošte.
1. Kada napravite e-mail, popunite sva polja
Generalno, struktura poslovne e-pošte može biti predstavljena na sledeći način:
1. Adresa i ime pošiljaoca.
2. Adresa primaoca.
5. Pismo koje sadrži pozdrav, glavni tekst pisma, zaključka i potpisa.
2. Adresa i imepošiljalactreba biti prepoznatljiv
Ako osoba čeka vaše pismo, onda u koloni „Od“ traži vaše ime, sa kojim ste se upoznali, ili adresu e-pošte koju ste naveli u vašoj vizit karti. Ja, na primer, kada dobijem svoje poštansko sanduče, u koloni ime pošiljaoca uvek unesite moje ime i prezime. Ja to radim zato što sam, gledajući razne pseudonime i nadimke u koloni „Od“, oprezno otvaram ova pisma: šta ako postoji spam u ovom pismu ili još gore - virus? Na primjer, nikada neću otvoriti pismo s adresom [email protected], osim ako, naravno, ne znam od koga je to. Stoga, za poslovnu korespondenciju, poželjno je da imate adresu e-pošte koja sadrži vaše pravo ime i skraćenicu vaše organizacije, na primjer, [email protected]. Najveće povjerenje je uzrokovano adresom koja sadrži vaše pravo ime i ime vaše organizacije u nazivu domena, na primjer, [email protected].
3.Obavezno popunite kolonu "Predmet"slova
Predmet pisma je poseban zahtjev pisma. Njegovo prisustvo u velikoj meri olakšava rad sa elektronskom poštom. Sjetite se gledanja popisa slova Topics prije nego što odlučite pročitati pismo ili ga, bez otvaranja, poslati u smeće. Sudbina pisma veoma često zavisi od njenog predmeta, posebno ako vam ime i adresa pošiljaoca ne kažu ništa. Zato budite sigurni da naučite kako da ispravno napravite: treba da privuče pažnju primaoca, da bude kratka - ne više od 50 znakova - i do tačke. Pojednostavljeniji, direktno ili primamljivo predmet vašeg pisma će zvučati, vjerovatnije je da će vaše pismo biti pročitano i da će dobiti odgovor.
Posebnu pažnju treba posvetiti razmišljanju o temi kada prvi put pišete nekome. Uostalom, primalac, videvši adresu i ime koje mu je nepoznato, može pomisliti da je to spam. Drugi način da dobijete odgovor ili priliku da se pročita jeste da koristite ime primaoca u liniji predmeta. Na primjer, "Dobro veče, Natalija!". Ovaj pristup će također povećati vjerovatnoću čitanja vaše korespondencije. Ali interesantnije je pismo sa temom koja sadrži frazu kao što je "Radno zakonodavstvo i aktuelna pitanja i pozicije državnih organa" ili "Kupovina sa popustima!" najvjerovatnije spam. Isto ću učiniti i sa pismom bez subjekta, jer etiketa e-pošte omogućava da se ne odgovori onima koji ga grubo krše.
Šta još treba zapamtiti prilikom pisanja teme? Predmet pisma je crvena nit cijele poruke. Ako odgovorite na nečiju e-poštu, ali osnovna ideja dijaloga se mijenja, promijenite temu u skladu s tim, i još bolje počnite raspravljati o novom pitanju kreiranjem novog pisma, jer mijenjanje teme rasprave bez promjene teme ovog pisma može dovesti do zabune. i poteškoće.
4. IspKoristite Re: samo za odgovor.
Obično, nakon što pročitate e-mail i želite da mu odgovorite, pritiskom miša na odgovarajući taster na ekranu monitora dobijate obrazac za sastavljanje odgovora u kojem se nalazi adresa vašeg sagovornika, tekst njegovog pisma, kao i predmet njegovog pisma, pred kojim znači "Re:". Treba imati na umu da je "Re:" skraćenica od engleske riječi "Reply:" ili "Response:" i znači "Moj odgovor na:". poslovna etiketa
Stoga, ako se predmet slova promijeni, obavezno uklonite ovaj simbol. A to uopšte nije sitnica, kao što možda mislite: “Re:” u kombinaciji sa novom temom izgledat će iskreno glupo i obmanuti će primatelja, jer bi mogao pomisliti da je dobio odgovor na pismo koje nije napisao.
5. Zalijepite adresuposlednji primalac
Da biste izbegli prerano slanje, unesite adresu primaoca samo kada je pismo napisano, provereno i spremno za slanje. Budite pažljivi sa dugmetom "odgovori": proverite da li ste poslali pismo nekome koga želite.
6. Obavezno napišite pozdrav koji se sastoji od pozdravne riječi i imena primatelja.pre glavnog teksta pisma
Pozdrav je kratka rečenica iz koje počinje slovo. Nažalost, postoje neki korisnici koji vjeruju da pozdrav u e-poruci ne mora biti napisan, jer je to navodno besmislena relikvija papirne pošte, da ne nosi bilo kakve smislene informacije i sadrži samo riječi na poziv. To je u osnovi pogrešno. Pozdrav nosi informacije o odgoju osobe koja sačinjava pismo. Pretpostavljam da ne želite da budete smatrani nepristojnim i lošim. U ovom slučaju, pratite pravila e-mail etikete.
Kao pozdrav, koristite sljedeći oblik žalbe: "Dobar dan, dragi (istaknuti) + ime, ime i prezime adrese" ili "Poštovani (istaknuti) + ime, ime i prezime, halo" i tek onda nastavite sa svrhom vaše poruke. U Evropi je uobičajeno da se uvijek pominje "Poštovani gospodine", ili manje formalno, pogotovo ako ste upoznati sa adresatom, npr. "Draga + Ime", čak i ako vam adresa nije uopće skupa. U SAD-u, gdje je tempo života i korespondencija intenzivniji, e-mail počinje sa porukom koja se sastoji od imena i kratkog "Hi + name".
Napominjemo da se na ruskom jeziku znak uzvika stavlja nakon pisanja u bilo kojem žanru korespondencije: u poslovnom, privatnom, službenom itd., Dok se na engleskom jeziku u svim ovim žanrovima stavlja zarez, što često uzrokuje konflikt kulture. Govornici engleskog jezika su zbunjeni oko uzvičnika u pismima koja su napisali Rusi: “Dragi John! Ruski govoreći ljudi se vrijeđaju zarezom nakon imena: oni nas ne poštuju, znak uzvika žali zbog kakve "Draga Svetlana, "?! Da, na ruskom jeziku znak uzvika se koristi mnogo češće nego na engleskom, što ukazuje na veću emocionalnost i, očito, na otvoreniju manifestaciju emocija. Ali ne bi trebalo da idete u krajnosti i stavljate tri (ili više) uskličnika, jer će na kraju pozdravljanja biti shvaćeni kao neprikladan krik i mogu uvrijediti vašeg primatelja.
7.Ispravno strukturirajte svoje pismo
Pošto je čitanje sa ekrana monitora mnogo teže od čitanja papirnih medija, veoma je važno ispravno strukturirati e-poštu.Razdvojite tekst u logičke paragrafe i koristite nekoliko kratkih rečenica umesto dugih rečenica. Pokušajte da vaše rečenice sadrže više od 15-20 riječi. Odvojite jedan od drugog paragrafe sa uvučenim ili praznim redovima.
8.Budite kratkii suštinski izrazite svoje misli
Glavni tekst pisma iz prvog paragrafa treba da privuče pažnju čitaoca ne manje od njegove teme. Zapamtite ograničeno vreme vašeg potencijalnog čitaoca. Njegovo vreme je njegov novac. Dakle, on je spreman da vas se što pre otarasi, odnosno da vam pošalje pismo u korpu. Ne gubite vrijeme i prostor na prezentaciji sebe i priče o tome što radite. Na kraju krajeva, on vas već poznaje ako vam je dao svoju poštansku adresu. Počnite sa svrhom pisma, to treba jasno navesti u prvoj rečenici. Ako su prve rečenice pravilno formulisane, postoji vrlo velika vjerovatnoća da će je primatelj vašeg pisma pročitati do kraja.
Za razliku od e-maila, e-mail je namijenjen brzom prijenosu informacija, stoga pokušajte da ne šaljete duge e-mailove. Ako trebate poslati važne informacije koje sadrže veliku količinu, bolje je napraviti kratki prateći tekst u e-mailu, a samu informaciju urediti kao prilog.
9. Ako ćete poslati prilog, priložite ga na samom početku
Priložite prilog prije pisanja slova. Koliko puta sam primio pismo, čija je svrha da pošaljem prilog, bez ove vezanosti?! I onda je došlo pismo istog pošiljaoca sa frazom "Ups, evo ti!". Takva nepažnja možda neće na najbolji način uticati na vašu poslovnu reputaciju.
10. Nemojte slati nepotrebne datoteke.
Zapamtite: kada prvi put pišete nekome, ne prilagajte priloge. Ako i dalje šaljete neki prilog bez dogovora s primateljem, obavezno upišite u tijelo slova koju vrstu datoteke je. U suprotnom, može da pomisli da je vaš prilog virus koji je neovlašćeno priključen i da će ga uništiti bez čitanja, jer je opasno otvoriti mogući virus. Usput, takvi virusi često dolaze sa spamom.
Nemojte pričvrstiti dodatke veličine veće od 5 MB, jer je takva neprijatna situacija moguća: poslat ćete datoteku na mail server u roku od sekunde, a vaš će je primalac preuzeti punih sat vremena. Naravno, ni na koji način se takve ogromne količine ne mogu slati bez dogovora s primaocem.
11.Prilikom sastavljanja odgovora na odgovorsvipitanja koja su vam postavljena
Ako odgovorite nekome na pismo, pokušajte da odgovorite na sva pitanja koja su vam postavljena. Izgleda tako prirodno i razumljivo, ali ipak, vrlo često se ispostavlja da ljudi ne odgovaraju na neka od pitanja koja im se postavljaju. Iz vlastitog iskustva znam da je to jedno od najčešće kršenih pravila elektronske korespondencije. Tišina pitanja je veoma neetična sa vaše strane - na kraju krajeva, drugoj osobi je potreban vaš odgovor i čeka na nju, ali je ne prima u pismu. Ako vam je teško odgovoriti, pišite direktno. Samo nemojte ništa ostavljati bez odgovora, inače će vaš sagovornik morati da ponovi svoje pitanje i nećete izbeći da odgovarate svojim ćutanjem.
Ako pišete prijatelju ili dobrom prijatelju, u svom pismu možete navesti originalnu poruku u količini dovoljnoj da vam omogući da ispravno vratite kontekst ovog odgovora, a pod svakim takvim citatom napišite svoj odgovor na ovaj prijedlog ili pitanje. Ne zaboravite da na neki način odvojite tekst vaše poruke od teksta citiranih pisama, onda će vaš odgovor biti lakši za čitanje. Obično se znak “>” koristi u ove svrhe, iako to nije jedina opcija. Ako odgovorite na poslovno pismo, ostavite sav stari tekst nepromijenjen i napišite gore navedeni odgovor.
12. Prije slanja pisma provjerite pravopis,gramatika i interpunkcija
Činjenica da je e-mail brz način komunikacije ne znači da bi trebalo da bude neoprezan. Izradite svoje fraze možda kompetentnije u smislu pravopisa i gramatike. Ovo je važno ne samo zato što nepismeno napisano pismo može da pokvari utisak o vama, i zato što je veoma teško čitati tekst bez zareza i perioda. A ako vaš program ima opciju za proveru pravopisa, zašto je ne koristiti?
13. Na e-poštu treba odgovoriti.
E-mail je veza sa drugim ljudima, a za to, malo ljubaznosti nikada ne boli. Prema pravilima etikete, na e-mailove se mora odgovoriti, a vrijeme odgovora ne smije prelaziti tri dana. Imajte na umu da ako ne odgovorite na e-poruku u ovom periodu, to je jasno odbijanje komunikacije. Ako vam je potrebno više vremena da odgovorite na pismo, vrijedi objasniti razloge za kašnjenje. Kada primite pismo koje sadrži prilog, obavezno potvrdite da je prilog dostignut i da je normalno otvoren.
Kada primite neželjene poruke od nepoznatih osoba, ne možete odgovoriti na njih. Mogu se izbrisati bez čitanja. Pošto nije dobio nikakav odgovor, dopisnik mora da vas dobro razume. Ako ne razumije i ne šalje ponovljeno pismo, on je kršilac etikete, a ne ti. Pogotovo zato što se neželjeno pismo može ispostaviti da je spam i svaki odgovor dozvoljava spameru da pretpostavi da je uspostavljen kontakt. Kada primite neželjenu e-poštu sa priloženom datotekom, izbrišite datoteku bez raspakivanja: najverovatnije je to izvor računarskog virusa.
14. Ne trudi sešivati potvrdu čitanja
Prema pravilima etiketa e-mail oznaka "obaveštenje o prijemu / čitanju" je znak nepoštovanja i nepovjerenja u partnera i, kao rezultat, može izazvati njegovu iritaciju. Dakle, ako ste zabrinuti ako je vaše pismo stiglo do primaoca, bolje je da ga pozovete nakon slanja poruke i proverite da li je vaše pismo stiglo ili ne. Također možete napisati sljedeću frazu iza teksta glavnog pisma i prije potpisa: „Tražim od vas da potvrdite primitak pisma putem povratnog pisma ili brojeva telefona navedenih u nastavku“.
15. Nemojte pisativeliko slovo
Nemojte pisati cijeli tekst poruke kapitalnim fontom, nekoliko istaknutih riječi na ovaj način bi naglasilo važnost ovog mjesta. Ako pišete velikim slovima, čini se da vi vrištite. To može izazvati iritaciju ili drugu neželjenu reakciju vašeg čitača.
16. Nikada ne delite poverljive informacije putem e-maila.
Budite veoma oprezni prilikom slanja brojeva bankovnih kartica ili drugih povjerljivih informacija u e-poruci. Zapamtite da se e-pošta može presresti i koristiti u svrhu plaćenika. Ne zaboravite da e-pošta koju ste poslali uvek ostaje u memoriji računara.
17. Ne zloupotrebljavajte skraćenice i emocionalni dizajn.
U poslovnoj e-pošti pokušajte da ne koristite skraćenice kao što su BTW (usput) ili LOL (nasmijte se glasno), i takozvane emotikone ("nasmijana lica"). Oni su neprikladni u poslovnoj korespondenciji, pogotovo zato što vaš primalac možda ne zna njihovo značenje.
18. Na kraju pisma obavezno stavite svoj potpis.
Ponekad su pisma potpisana od strane „odeljenja za marketing“ ili „osoblje na kampusu“, što izaziva zabunu. Kome i kako se obratiti u odgovoru? Jednostavno, "Zdravo", zvuči kao nešto bezlično. Da, i ja više volim da me kontaktira po imenu. To je osnova prijateljske komunikacije - povjerenja. A poverenje nije poslednji kvalitet koji pomaže vama i vašem poslovanju. Stoga, svakako stavite svoj potpis na kraju pisma. Potpis je mali blok teksta koji se dodaje na kraj vaših poruka, koji vas identificira i sadrži vaše kontakt podatke.Napravite kratak opis: ne više od četiri ili sedam linija. Dugačak potpis zauzima puno prostora i može biti dosadan. Uključite nekoliko mogućih načina za kontaktiranje (obično telefonske i faks brojeve), kao i link na web lokaciju vaše kompanije.
19. Ako niste sigurni, ne šaljite pismo.
Postali smo bezlični i skrivamo se iza e-pošte koja počinje da kontroliše naše živote. Ne primećujemo koliko se naše svakodnevne komunikacije dešava putem e-maila, a mi rizikujemo kompromitiranje odnosa koje bismo mogli ojačati direktnom komunikacijom ili telefonskim razgovorom. Stoga, prije slanja sljedećeg e-maila, razmislite, možda je bolje nazvati ili osobno upoznati svog primatelja?
Posted on Allbest.ru
Slični dokumenti
Osnovna pravila pisanja modernog pisma. Etiketa pisanja pisma u modernom poslovanju. Stavovi prema korespondenciji u prošlosti, primjeri pisanja pisama u prošlom stoljeću i suvremenom svijetu. Vrste pisama u prirodi: poslovna, prijateljska, svečana.
sažetak [30,3 K], dodan 04.04.2010
Karakteristike i vrednost poslovnog bontona, osnovni principi: tačnost, takt, poštovanje, odeća. Upoznavanje sa međunarodnim standardima za pripremu i izvršenje službenih pisama: širina polja, gramatika, struktura dokumenata.
Ispit [28,9 K], dodan 09/01/2011
Kratak opis glavnih karakteristika poslovne korespondencije. Pravila za sastavljanje e-pošte. Službena i lična korespondencija. Tipografija e-mail, osnovna pravila za dizajn teksta. Značenje zamenica, crtica i crtica u dokumentu.
sažetak [24,7 K], dodan 22.11.2014
Registracija standardnog pisma. Adresa, datum, žalba, kraj, potpis, aplikacija. Special mailings. Svrha pisma. Tekst pisma. Opća pravila. Neki primjeri poslovne korespondencije. Propratno pismo ugovoru.
sažetak [30,4 K], dodato 04.05.2003
Pojam i vrste poslovnog bontona. Etika i psihologija razgovora i pregovora. Poslovni doručak, ručak i večera. Karakteristike komunikacije preko prevodioca. Mjesto službene korespondencije u evidenciji. Struktura pisma upita. Vrste poslovne korespondencije.
Ispit [25,6 K], dodan 10.07.2013
Karakteristike govornog etiketa u daljinskoj komunikaciji, komunikaciji putem telefona, Interneta. Vrste telefonskih razgovora. Kako se ponašati s tvrdoglavim klijentom. Dizajn, veličina i pravila za pisanje e-pošte. Odgovorite na e-poštu.
sažetak [29,7 K], dodan 21.12.2011
Karakteristike i pravila za izradu plana pisama sa lošim vijestima. Strategija pisanja: analiza ciljne publike, izbor odgovarajućeg kanala i načina širenja informacija. Vrste pisama sa odbijanjem. Izrada pisanih žalbi.
test [46,7 K], dodan 14.11.2010
Poslovna korespondencija kao važan dio poslovnog bontona. Opći zahtjevi za poslovno pismo. Pravila međunarodne korespondencije. Potrebni atributi poslovnog pisma. Tipične vrste poslovnih pisama. Unutar organizacijska korespondencija, čestitke.
sažetak [855,8 K], dodan 19.06.2010
Pismo kao glavni alat poslovne korespondencije između različitih preduzeća (organizacija, institucija). Klasifikacija slova po stilu i svrsi. Opći savjeti o predstavljanju poslovnog pisma. Etiketa službene komunikacije.
sažetak [26,9 K], dodan 24.01.2012
Koncept i oblik poslovnog bontona. Specifičnosti poslovne komunikacije. Principi upotrebe etiketa znači. Obrasci adresa u poslovnoj korespondenciji. Situacija govora i standardni jezički alati. Sastav i jezički standard poslovnih pisama.
sažetak [55.1 K], dodan 18.11.2010
Radovi u arhivima su lepo dizajnirani prema zahtevima univerziteta i sadrže crteže, dijagrame, formule, itd.
PPT, PPTX i PDF datoteke su prikazane samo u arhivama.
Preporučujemo da preuzmete rad.
